RANGKUMAN KOMUNIKASI, MOTIVASI, MENGENDALIKAN FUNGSI MANAJEMEN

1.  KOMUNIKASI

Komunikasi adalah suatu proses penyampaian informasi (pesan, ide, gagasan) dari satu pihak kepada pihak lain. Pada umumnya, komunikasi dilakukan secara lisan atau verbal yang dapat dimengerti oleh kedua belah pihak. apabila tidak ada bahasa verbal yang dapat dimengerti oleh keduanya, komunikasi masih dapat dilakukan dengan menggunakan gerak-gerik badan, menunjukkan sikap tertentu, misalnya tersenyum, menggelengkan kepala, mengangkat bahu. Cara seperti ini disebut komunikasi nonverbal.

Komponen-komponen dalam komunikasi antara lain :

·         Pengirim (Sender=Sumber) adalah seseorang yang mempunyai kebutuhan atau informasi serta mempunyai kepentinga mengkomunikasikan kepada orang lain.

·         Pengkodean (Encoding) adalah pengirim mengkodean informasi yang akan disampaikan ke dalam symbol atau isyarat.

·           Pesan (Massage), pesan dapat dalam segala bentuk biasanya dapat dirasakan atau dimengerti satu atau lebih dari indra penerima.

·         Saluran (Chanel) adalah cara mentrasmisikan pesan, misal kertas untuk surat, udara untuk kata-kata yang diucapkan.

·         Penerima (Recaiver) adalah orang yang menafsirkan pesan penerima, jika pesan tidak disampaikan kepada penerima maka komunikasi tidak akan terjadi.

·         Penafsiran kode (Decoding) adalah proses dimana penerima menafsirkan pesan dan menterjemahkan menjadi informasi yang berarti baginya. Jika semakin tepat penafsiran penerima terhadap pesan yang dimaksudkan oleh penerima, Maka semakin efektif komunikasi yang terjadi.

·         Umpan balik (Feedback) adalah pembalikan dari proses komunikasi dimana reaksi kominikasi pengirim dinyatakan.

DIMENSI KOMUNIKASI

Sesuai pengertian dan model komunikasi, komunikasi dapat dilihat dari berbagai dimensi yakni sebagai berikut :

A.  Komunikasi sebagai proses

B.  Komunikasi Sebagai Simbolik

C.  Komunikasi Sebagai Sistem

D.  Komunikasi Sebagai Multidimensional

LEADERSHIP

Kepemimpinan atau leadership adalah proses memengaruhi atau memberi contoh oleh pemimpin kepada pengikutnya dalam upaya mencapai tujuan organisasi. Cara alamiah mempelajari kepemimpinan adalah "melakukannya dalam kerja" dengan praktik seperti pemagangan pada seorang seniman ahli, pengrajin, atau praktisi.Dalam hubungan ini sang ahli diharapkan sebagai bagian dari perannya memberikan pengajaran/instruksi.

      

       Teori-teori dalam Kepemimpinan

a)   Teori Sifat

Teori ini bertolak dari dasar pemikiran bahwa keberhasilan seorang pemimpin ditentukan oleh sifat-sifat, perangai atau ciri-ciri yang dimiliki pemimpin itu.

b)  Teori Perilaku

Dasar pemikiran teori ini adalah kepemimpinan merupakan perilaku seorang individu ketika melakukan kegiatan pengarahan suatu kelompok ke arah pencapaian tujuan.

c)   Teori Situasional

Keberhasilan seorang pemimpin menurut teori situasional ditentukan oleh ciri kepemimpinan dengan perilaku tertentu yang disesuaikan dengan tuntutan situasi kepemimpinan dan situasi organisasional yang dihadapi dengan memperhitungkan faktor waktu dan ruang.

       TEORI X & Y

                     Teori X menyatakan bahwa sebagian besar orang-orang ini lebih suka diperintah, dan tidak tertarik akan rasa tanggung jawab serta menginginkan keamanan atas segalanya.   Sedangkan teori Y ini menyatakan bahwa orang-orang pada hakekatnya tidak malas dan dapat dipercaya, tidak seperti yang diduga oleh teori X.

       TEORI SISTEM 4 RENSI LIKERT

       Empat system tersebut terdiri dari:

1.  Sistem 1, otoritatif dan eksploitif: manajer membuat semua keputusan yang berhubungan dengan kerja dan memerintah para bawahan untuk melaksanakannya.

2.  Sistem 2, otoritatif dan benevolent: manajer tetap menentukan perintah-perintah, tetapi memberi bawahan kebebasan untuk memberikan komentar terhadap perintah-perintah tersebut. berbagai fleksibilitas untuk melaksanakan tugas-tugas mereka dalam batas-batas dan prosedur-prosedur yang telah ditetapkan.

3.  Sistem 3, konsultatif: manajer menetapkan tujuan-tujuan dan memberikan perintah-perintah setelah hal-hal itu didiskusikan dahulu dengan bawahan.

4.  Sistem 4, partisipatif: adalah sistem yang paling ideal menurut Likert tentang cara bagaimana organisasi seharusnya berjalan. Tujuan-tujuan ditetapkan dan keputusan-keputusan kerja dibuat oleh kelompok.

TEORI LEADERSHIP PATTERN CHOICE DARI TAMENBAUM & SCHMIDT

Tannenbaum dan Schmidt dalam Hersey dan Blanchard (1994) berpendapat bahwa pemimpin mempengaruhi pengikutnya melalui beberapa cara, yaitu dari cara yang menonjolkan sisi ekstrim yang disebut dengan perilaku otokratis sampai dengan cara yang menonjolkan sisi ekstrim lainnya yang disebut dengan perilaku demokratis.

2.  MOTIVASI

Motivasi dapat diartikan sebagai kekuatan (energi) seseorang yang dapat menimbulkan tingkat persistensi dan entusiasmenya dalam melaksanakan suatu kegiatan, baik yang bersumber dari dalam diri individu itu sendiri (motivasi intrinsik) maupun dari luar individu (motivasi ekstrinsik).

       Teori-teori motivasi

a.  Teori Drive Reinforcement

Teori ini berhubungan dengan teori belajar operant conditioning dari Skinner. Teori ini mempunyai dua aturan pokok : aturan pokok yang berhubungan denga pemerolehan jawaban-jawaban yang benar, dan aturan pokok lainnya yang berhubungan dengan penghilangan jawaban-jawaban yang salah.

b.  Teori Harapan

Teori dari Vroom (1964) tentang cognitive theory of motivation menjelaskan mengapa seseorang tidak akan melakukan sesuatu yang ia yakini ia tidak dapat melakukannya, sekalipun hasil dari pekerjaan itu sangat dapat ia inginkan.

c.   Teori Tujuan

Teori ini menyatakan bahwa mencapai tujuan adalah sebuah motivator. Teori ini juga mengatakan bahwa kita akan bergerak jika kita memiliki tujuan yang jelas dan pasti.

d.  Teori Hierarki Abraham Maslow

Dikembangkan oleh Abraham H. Maslow pada intinya berkisar pada pendapat bahwa manusia mempunyai lima tingkat atau hierarki kebutuhan

3.  MENGENDALIKAN FUNGSI MANAJEMEN

Pengendalian adalah suatu proses untuk mengarahkan organisasi mencapai tujuan yang telah ditetapkan.  Sedangkan pengertian manajemen adalah proses perencanaan, pengorganisasian, kepemimpinan dan pengendalian pekerjaan anggota organisasi seta pengendalian sumber daya organisasi untuk mencapai tujuan organisasi. 

 Dapat disimpulkan bahwa pengendalian manajemen adalah proses dimana manajer mempengaruhi anggotanya untuk melaksanakan strategi organisasi.

       LANGKAH-LANGKAH PENGENDALIAN

                 Langkah – langkah penting pada proses pengendalian, yaitu :

a.  Mengidentifikasikan tujuan dan strategi

b.  Penyusunan program

c.   Penyusunan anggaran

d.  Kegiatan dan pengumpulan realisasi prestasi

e.  Pengukuran prestasi

f.   Analisis dan pelaporan

g.  Tindakan koreksi

TIPE PENGENDALIAN

Tipe pengendalian manajemen dapat dikategorikan menjadi tiga kelompok, yaitu:

a.  Pengendalian Preventif (prefentive control)

Tahap ini pengendalian manajemen terkait dengan perumusan strategic dan perencanaan strategic yang dijabarkan dalam bentuk program-program.

b.  Pengendalian Operasional (Operational control)

Dalam tahap ini pengendalian manajemen terkait dengan pengawasan pelaksanaan program yang telah ditetapkan melalui alat berupa anggaran. Anggaran digunakan untuk menghubungkan perencanaan dengan pengendalian.

c.   Pengendalian Kinerja

Pada tahap ini pengendalian manajemen berupa analisis evaluasi kinerja berdasarkan tolok ukur kinerja yang telah ditetapkan.

       PROSES PENGENDALIAN MANAJEMEN

           Proses pengendalian manajemen meliputi kegiatan-kegiatan sebagai berikut yaitu :

a.    PERENCANAAN STRATEGI

Perencanaan strategi adalah proses memutuskan program-program utama yang akan dilakukan suatu organisasi dalam rangka implementasi strategi dan menaksir jumlah sumber daya yang akan dialokasikan untuk tiap-tiap program jangka panjang beberapa tahun yang akan datang.

b.    PENYUSUNAN ANGGARAN

Penyusunan anggaran adalah proses pengoperasian rencana dalam bentuk pengkuantifikasian, biasanya dalam unit moneter untuk kurun waktu tertentu.

c.    PELAKSANAAN

Selama tahun anggaran, manajer melakukan program atau bagian dari program yang menjadi tanggungjawabnya. Laporan yang dibuat hendaknya menunjukkan dapat menyediakan informasi tentang anggaran dan realisasinya baik itu informasi untuk mengukur kinerja keuangan maupun non-keuangan, informasi internal maupun eksternal.

d.    EVALUASI KINERJA

Prestasi kerja bisa dilihat dari efisien atau efektif tidaknya suatu pusat pertanggungjawaban menjalankan tugasnya. Evaluasi dilakukan dengan membandingkan antara realisasi anggaran dengan anggaran yang telah ditetapkan sebelumnya.