Jumat, 22 November 2013

Mengendalikan Fungsi Manajemen



A.     Definisi Pengendalian Manajemen 

         Pengendalian menurut Hansen & Mowen adalah proses penetapan standar dengan menerima umpan balik berupa kinerja sesungguhnya, dan mengambil tindakan yang diperlukan jika kinerja sesungguhnya berbeda secara signifikan dengan apa yang telah direncanakan sebelumnya.
      Suatu sistem pengendalian memiliki beberapa elemen yang memungkinkan pengendalian berjalan baik. Elemen-elemen tersebut adalah :
·         SENSOR/DETEKTOR yaitu suatu alat untuk mengidentifikasi apa yang sedang terjadi dalam suatu proses.

·         ASSESOR yaitu suatu alat untuk menentukan ketepatan. Biasanya ukurannya dengan membandingkan kenyataan dan standar yang telah ditetapkan.

·         EFEKTOR yaitu alat yang digunakan untuk mengubah sesuatu yang diperoleh dari assessor.

·         JARINGAN KOMUNIKASI yaitu alat yang mengirim informasi antara detektor dan assesor dan antara assesor dan efektor.









































Dengan demikian pengendalian adalah suatu proses untuk mengarahkan organisasi mencapai tujuan yang telah ditetapkan. 
Sedangkan pengertian manajemen adalah proses perencanaan, pengorganisasian, kepemimpinan dan pengendalian pekerjaan anggota organisasi seta pengendalian sumber daya organisasi untuk mencapai tujuan organisasi. 
Dapat disimpulkan bahwa pengendalian manajemen adalah proses dimana manajer mempengaruhi anggotanya untuk melaksanakan strategi organisasi.


B.   Langkah-Langkah dalam Pengendalian 
       Langkah – langkah penting pada proses pengendalian dapat digolongkan 8 elemen, yaitu :
1.                   Mengidentifikasikan tujuan dan strategi

2.                   Penyusunan program

3.                   Penyusunan anggaran

4.                   Kegiatan dan pengumpulan realisasi prestasi

5.                   Pengukuran prestasi

6.                   Analisis dan pelaporan

7.                   Tindakan koreksi


C.      Tipe-Tipe Pengendalian

Tipe pengendalian manajemen dapat dikategorikan menjadi tiga kelompok, yaitu:


·         Pengendalian Preventif (prefentive control)

Tahap ini pengendalian manajemen terkait dengan perumusan strategic dan perencanaan strategic yang dijabarkan dalam bentuk program-program.

·         Pengendalian Operasional (Operational control)

Dalam tahap ini pengendalian manajemen terkait dengan pengawasan pelaksanaan program yang telah ditetapkan melalui alat berupa anggaran. Anggaran digunakan untuk menghubungkan perencanaan dengan pengendalian.

·         Pengendalian Kinerja

Pada tahap ini pengendalian manajemen berupa analisis evaluasi kinerja berdasarkan tolok ukur kinerja yang telah ditetapkan.




D.     Proses Pengendalian Manajemen

Proses Pengendalian manajemen melibatkan hubungan antara atasan dan bawahan. Pengendalian dilakukan melalui tingkat atas hingga ke bawah. Proses ini meliputi aktivitas komunikasi, motivasi dan evaluasi. Pengendalian setidaknya melibatkan beberapa aktivitas yaitu:

·         Menentukan apa yang akan diukur

·         Menentukan standar yang telah ditentukan sebelumnya

·         Pengukuran kinerja

·         Membandingkan hasil pengukuran dengan standar

·         Tindakan koreksi.
Proses pengendalian manajemen meliputi kegiatan-kegiatan sebagai berikut yaitu :
·         PERENCANAAN STRATEGI

Perencanaan strategi adalah proses memutuskan program-program utama yang akan dilakukan suatu organisasi dalam rangka implementasi strategi dan menaksir jumlah sumber daya yang akan dialokasikan untuk tiap-tiap program jangka panjang beberapa tahun yang akan datang.

·         PENYUSUNAN ANGGARAN

Penyusunan anggaran adalah proses pengoperasian rencana dalam bentuk pengkuantifikasian, biasanya dalam unit moneter untuk kurun waktu tertentu.

·         PELAKSANAAN

Selama tahun anggaran, manajer melakukan program atau bagian dari program yang menjadi tanggungjawabnya. Laporan yang dibuat hendaknya menunjukkan dapat menyediakan informasi tentang anggaran dan realisasinya baik itu informasi untuk mengukur kinerja keuangan maupun non-keuangan, informasi internal maupun eksternal.

·         EVALUASI KINERJA

Prestasi kerja bisa dilihat dari efisien atau efektif tidaknya suatu pusat pertanggungjawaban menjalankan tugasnya. Evaluasi dilakukan dengan membandingkan antara realisasi anggaran dengan anggaran yang telah ditetapkan sebelumnya.






SUMBER :


http://wartawarga.gunadarma.ac.id/2010/03/hakikat-sistem-pengendalian-manajemen/


Sabtu, 02 November 2013

Motivasi



1.      Definisi Motivasi
Motivasi dapat diartikan sebagai kekuatan (energi) seseorang yang dapat menimbulkan tingkat persistensi dan entusiasmenya dalam melaksanakan suatu kegiatan, baik yang bersumber dari dalam diri individu itu sendiri (motivasi intrinsik) maupun dari luar individu (motivasi ekstrinsik). Seberapa kuat motivasi yang dimiliki individu akan banyak menentukan terhadap kualitas perilaku yang ditampilkannya, baik dalam konteks belajar, bekerja maupun dalam kehidupan lainnya.. Kajian tentang motivasi telah sejak lama memiliki daya tarik tersendiri bagi kalangan pendidik, manajer, dan peneliti, terutama dikaitkan dengan kepentingan upaya pencapaian kinerja (prestasi) seseorang.
Dalam konteks studi psikologi, Abin Syamsuddin Makmun (2003) mengemukakan bahwa untuk memahami motivasi individu dapat dilihat dari beberapa indikator, diantaranya:
 (1)  durasi kegiatan;
 (2)       frekuensi kegiatan;
 (3)   persistensi pada kegiatan;
 (4) ketabahan, keuletan dan kemampuan dalam mengahadapi rintangan dan kesulitan;
(5)   devosi dan pengorbanan untuk mencapai tujuan;
(6) tingkat aspirasi yang hendak dicapai dengan kegiatan yang dilakukan;
(7)   tingkat kualifikasi prestasi atau produk (out put) yang dicapai dari kegiatan yang dilakukan;
(8)   arah sikap terhadap sasaran kegiatan.
2.      Teori Motivasi
Terdapat beberapa teori motivasi, yaitu : Teori Abraham H. Maslow (Teori Kebutuhan), Teori McClelland (Teori Kebutuhan Berprestasi), Teori Clyton Alderfer (Teori ERG),  Teori Herzberg (Teori Dua Faktor), Teori Keadilan, Teori penetapan tujuan, Teori Victor H. Vroom (teori Harapan), Teori Penguatan dan Modifikasi Perilaku, dan Teori Kaitan Imbalan dengan Prestasi.
Namun teori yang akan kita bahas adalah teori drive reinforcement, teori harapan, teori tujuan, dan teori hierarki kebutuhan Abraham Maslow.
a.      Teori Drive Reinforcement
Teori ini berhubungan dengan teori belajar operant conditioning dari Skinner. Teori ini mempunyai dua aturan pokok : aturan pokok yang berhubungan denga pemerolehan jawaban-jawaban yang benar, dan aturan pokok lainnya yang berhubungan dengan penghilangan jawaban-jawaban yang salah.
Siegel dan Lane (1982) mengutip Jablonske dan de Vries, memberi saran bagaimana manajement dapat meningkatkan motivasi kerja tenaga kerja, yaitu dengan :
1. Menentukan apa jawaban yang diinginkan.
2. Mengkomunikasikan dengan jelas prilaku ini kepada tenaga kerja.
3. Mengkomunikasikan dengan jelas ganjaran apa yang akan diterima tenaga kerja jika jawaban yang benar terjadi.
4. Memberi ganjaran hanya jika jawaban yang benar yang dilaksanakan.
5. Memberikan ganjaran kepada jawaban yang diinginkan pada saat yang paling memungkinkan, yang terdekat dengan kejadian.

Contoh Kasus :
Promosi seorang karyawan tergantung dari prestasi yang selalu dapat dipertahankan.
b.      Teori Harapan
Teori dari Vroom (1964) tentang cognitive theory of motivation menjelaskan mengapa seseorang tidak akan melakukan sesuatu yang ia yakini ia tidak dapat melakukannya, sekalipun hasil dari pekerjaan itu sangat dapat ia inginkan. Menurut Vroom, tinggi rendahnya motivasi seseorang ditentukan oleh tiga komponen, yaitu:
• Ekspektasi (harapan) keberhasilan pada suatu tugas.
• Instrumentalis, yaitu penilaian tentang apa yang akan terjadi jika berhasil dalam melakukan suatu tugas (keberhasilan tugas untuk mendapatkan outcome tertentu).
• Valensi, yaitu respon terhadap outcome seperti perasaan posistif, netral, atau negatif. Motivasi tinggi jika usaha menghasilkan sesuatu yang melebihi harapan. Motivasi rendah jika usahanya menghasilkan kurang dari yang diharapkan.
Contoh Kasus :
Seorang karyawan pada bagian penjualan berupaya meraih target penjualan tertentu untuk mendapatkan bonus berupa liburan ke luar negeri. Dalam teori harapan, karyawan tersebut berusaha mendapatkan kesempatan untuk memenuhi target karena ingin pergi ke luar negeri.
c.       Teori Tujuan
Teori ini menyatakan bahwa mencapai tujuan adalah sebuah motivator. Hampir setiap orang menyukai kepuasan kerja karena mencapai sebuah tujuan spesifik. Teori ini mengatakan bahwa kita akan bergerak jika kita memiliki tujuan yang jelas dan pasti. Dari teori ini muncul bahwa seseorang akan memiliki motivasi yang tinggi jika dia memiliki tujuan yang jelas. Sehingga muncullah apa yang disebut dengan goal setting (penetapan tujuan). Penetapan tujuan juga dapat ditemukan dalam teori motivasi harapan. Individu menetapkan sasaran pribadi yang ingin dicapai. Sasaran-sasaran pribadi memiliki nilai kepentingan pribadi (valence) yang berbeda-beda. Proses penetapan tujuan (goal setting) dapat dilakukan berdasarkan prakarsa sendiri, diwajibkan oleh organisasi sebagai satu kebijakan peusahaan.
Contoh Kasus :
Ketika seorang tenaga kerja memiliki motivasi kerja yang lebih bercorak reaktif, pada saat ia diberi tugas untuk menetapkan sasaran-sasaran kerjanya untuk kurun waktu tertentu dapat terjadi bahwa keterikatan terhadap usaha mencapai tujuan tersebut tidak terlalu besar.
d.      Teori Hierarki Abraham Maslow
Dikembangkan oleh Abraham H. Maslow pada intinya berkisar pada pendapat bahwa manusia mempunyai lima tingkat atau hierarki kebutuhan, yaitu:
(1) kebutuhan fisiologikal (physiological needs), seperti : rasa lapar, haus, istirahat dan sex
(2) kebutuhan rasa aman (safety needs), tidak dalam arti fisik semata, akan tetapi juga mental, psikologikal dan intelektual;
(3) kebutuhan akan kasih sayang (love needs);
(4) kebutuhan akan harga diri (esteem needs), yang pada umumnya tercermin dalam berbagai simbol-simbol status
(5) aktualisasi diri (self actualization), dalam arti tersedianya kesempatan bagi seseorang untuk mengembangkan potensi yang terdapat dalam dirinya sehingga berubah menjadi kemampuan nyata.
Kebutuhan-kebutuhan yang disebut pertama (fisiologis) dan kedua (keamanan) kadang-kadang diklasifikasikan dengan cara lain, misalnya dengan menggolongkannya sebagai kebutuhan primer, sedangkan yang lainnya dikenal pula dengan klasifikasi kebutuhan sekunder. Terlepas dari cara membuat klasifikasi kebutuhan manusia itu, yang jelas adalah bahwa sifat, jenis dan intensitas kebutuhan manusia berbeda satu orang dengan yang lainnya karena manusia merupakan individu yang unik. Juga jelas bahwa kebutuhan manusia itu tidak hanya bersifat materi, akan tetapi bersifat pskologikal, mental, intelektual dan bahkan juga spiritual.
Menarik pula untuk dicatat bahwa dengan makin banyaknya organisasi yang tumbuh dan berkembang di masyarakat dan makin mendalamnya pemahaman tentang unsur manusia dalam kehidupan organisasional, teori “klasik” Maslow semakin dipergunakan, bahkan dikatakan mengalami “koreksi”. Penyempurnaan atau “koreksi” tersebut terutama diarahkan pada konsep “hierarki kebutuhan “ yang dikemukakan oleh Maslow. Istilah “hierarki” dapat diartikan sebagai tingkatan. Atau secara analogi berarti anak tangga. Logikanya ialah bahwa menaiki suatu tangga berarti dimulai dengan anak tangga yang pertama, kedua, ketiga dan seterusnya. Jika konsep tersebut diaplikasikan pada pemuasan kebutuhan manusia, berarti seseorang tidak akan berusaha memuaskan kebutuhan tingkat kedua,- dalam hal ini keamanan- sebelum kebutuhan tingkat pertama yaitu sandang, pangan, dan papan terpenuhi; yang ketiga tidak akan diusahakan pemuasan sebelum seseorang merasa aman, demikian pula seterusnya. Berangkat dari kenyataan bahwa pemahaman tentang berbagai kebutuhan manusia makin mendalam penyempurnaan dan “koreksi” dirasakan bukan hanya tepat, akan tetapi juga memang diperlukan karena pengalaman menunjukkan bahwa usaha pemuasan berbagai kebutuhan manusia berlangsung secara simultan. Artinya, sambil memuaskan kebutuhan fisik, seseorang pada waktu yang bersamaan ingin menikmati rasa aman, merasa dihargai, memerlukan teman serta ingin berkembang.
Dengan demikian dapat dikatakan bahwa lebih tepat apabila berbagai kebutuhan manusia digolongkan sebagai rangkaian dan bukan sebagai hierarki. Dalam hubungan ini, perlu ditekankan bahwa :
1) Kebutuhan yang satu saat sudah terpenuhi sangat mungkin akan timbul lagi di waktu yang akan datang;
2) Pemuasaan berbagai kebutuhan tertentu, terutama kebutuhan fisik, bisa bergeser dari pendekatan kuantitatif menjadi pendekatan kualitatif dalam pemuasannya.
3)  Berbagai kebutuhan tersebut tidak akan mencapai “titik jenuh” dalam arti tibanya suatu kondisi dalam mana seseorang tidak lagi dapat berbuat sesuatu dalam pemenuhan kebutuhan itu.
Kendati pemikiran Maslow tentang teori kebutuhan ini tampak lebih bersifat teoritis, namun telah memberikan fundasi dan mengilhami bagi pengembangan teori-teori motivasi yang berorientasi pada kebutuhan berikutnya yang lebih bersifat aplikatif.
Contoh Kasus :
Apabila seorang pegawai kebutuhannya tidak terpenuhi maka pegawai tersebut akan menunjukkan perilaku kecewa.

CONTOH KASUS
Pak Bambang adalah seorang pensiunan direktur di suatu perusahaan yang bergerak dibidang properti, sudah dua tahun ia pensiun dari perusahaan tersebut dan posisinya sebagai direktur, kini digantikan oleh anaknya Andrew. Semenjak ia pensiun, semua urusan perusahaan ditangani oleh Andrew tanpa kecuali, ia tidak ingin ayahnya terbebani pikiran karena sudah pensiun. Walau dirinya sudah pensiun Pak Bambang ingin sekali berpartisipasi mengembangkan perusahaan, namun anaknya melarang karena merasa ayahnya itu sudah lebih baik dirumah saja. Dalam kehidupan sehari-harinya Pak Bambang pun menjadi uring-uringan.
            ANALISIS
Cerita pada kasus di atas motivasi kerja Pak Bambang dalam masa pensiunnya masih besar. Pak Bambang merasa kebutuhan akan aktualisasi dirinya tidak terpenuhi, karena walau ia sudah pensiun, ia ingin membuktikan bahwa ia masih berkompeten dengan pengalaman-pengalamannya demi perkembangan perusahaannya. Kasus ini cocok dengan teori actualization self hierarki Abraham Maslow.

SUMBER :
1.                   Basuki, Heru. 2008. Psikologi Umum. Jakarta : Universitas Gunadarma
2.  Anonim. 2012. Pengertian Motivasi dan Teori-Teori Motivasi. [Online]. Tersedia: http://tkampus.blogspot.com/2012/04/pengertian-motivasi-dan-teori-teori.html. Diakses pada 31 Oktober 2013
3.      Anonim. 2012. Teori-Teori Motivasi. [Online]. Tersedia: http://new.edulab.co.id/teori-teori-motivasi/. Diakses pada 31 Oktober 2013
4.            Sharen, Putri. 2009. Teori Motivasi (Drive Inforcement)_kelompok_. [Online]. Tersedia: http://cintaluna-lovelyluna-psikologi.blogspot.com/2009/11/teori-motivasi-drive-reinforcement_20.html. Diakses pada 31Oktober 2013
5.              Schultz, Duane. 1991. Psikologi Pertumbuhan Model-model Kepribadian Sehat.  Yogyakarta : Kanisius