Cindy Natalia: Mengendalikan Fungsi Manajemen

A. Definisi Pengendalian Manajemen

Pengendalian menurut Hansen & Mowen adalah proses penetapan standar dengan menerima umpan balik berupa kinerja sesungguhnya, dan mengambil tindakan yang diperlukan jika kinerja sesungguhnya berbeda secara signifikan dengan apa yang telah direncanakan sebelumnya.

Suatu sistem pengendalian memiliki beberapa elemen yang memungkinkan pengendalian berjalan baik. Elemen-elemen tersebut adalah :

· SENSOR/DETEKTOR yaitu suatu alat untuk mengidentifikasi apa yang sedang terjadi dalam suatu proses.

· ASSESOR yaitu suatu alat untuk menentukan ketepatan. Biasanya ukurannya dengan membandingkan kenyataan dan standar yang telah ditetapkan.

· EFEKTOR yaitu alat yang digunakan untuk mengubah sesuatu yang diperoleh dari assessor.

· JARINGAN KOMUNIKASI yaitu alat yang mengirim informasi antara detektor dan assesor dan antara assesor dan efektor.

Dengan demikian pengendalian adalah suatu proses untuk mengarahkan organisasi mencapai tujuan yang telah ditetapkan.
Sedangkan pengertian manajemen adalah proses perencanaan, pengorganisasian, kepemimpinan dan pengendalian pekerjaan anggota organisasi seta pengendalian sumber daya organisasi untuk mencapai tujuan organisasi.
Dapat disimpulkan bahwa pengendalian manajemen adalah proses dimana manajer mempengaruhi anggotanya untuk melaksanakan strategi organisasi.

B. Langkah-Langkah dalam Pengendalian

Langkah – langkah penting pada proses pengendalian dapat digolongkan 8 elemen, yaitu :

1. Mengidentifikasikan tujuan dan strategi

2. Penyusunan program

3. Penyusunan anggaran

4. Kegiatan dan pengumpulan realisasi prestasi

5. Pengukuran prestasi

6. Analisis dan pelaporan

7. Tindakan koreksi

C. Tipe-Tipe Pengendalian

Tipe pengendalian manajemen dapat dikategorikan menjadi tiga kelompok, yaitu:

· Pengendalian Preventif (prefentive control)

Tahap ini pengendalian manajemen terkait dengan perumusan strategic dan perencanaan strategic yang dijabarkan dalam bentuk program-program.

· Pengendalian Operasional (Operational control)

Dalam tahap ini pengendalian manajemen terkait dengan pengawasan pelaksanaan program yang telah ditetapkan melalui alat berupa anggaran. Anggaran digunakan untuk menghubungkan perencanaan dengan pengendalian.

· Pengendalian Kinerja

Pada tahap ini pengendalian manajemen berupa analisis evaluasi kinerja berdasarkan tolok ukur kinerja yang telah ditetapkan.

D. Proses Pengendalian Manajemen

Proses Pengendalian manajemen melibatkan hubungan antara atasan dan bawahan. Pengendalian dilakukan melalui tingkat atas hingga ke bawah. Proses ini meliputi aktivitas komunikasi, motivasi dan evaluasi. Pengendalian setidaknya melibatkan beberapa aktivitas yaitu:

· Menentukan apa yang akan diukur

· Menentukan standar yang telah ditentukan sebelumnya

· Pengukuran kinerja

· Membandingkan hasil pengukuran dengan standar

· Tindakan koreksi.

Proses pengendalian manajemen meliputi kegiatan-kegiatan sebagai berikut yaitu :

· PERENCANAAN STRATEGI

Perencanaan strategi adalah proses memutuskan program-program utama yang akan dilakukan suatu organisasi dalam rangka implementasi strategi dan menaksir jumlah sumber daya yang akan dialokasikan untuk tiap-tiap program jangka panjang beberapa tahun yang akan datang.

· PENYUSUNAN ANGGARAN

Penyusunan anggaran adalah proses pengoperasian rencana dalam bentuk pengkuantifikasian, biasanya dalam unit moneter untuk kurun waktu tertentu.

· PELAKSANAAN

Selama tahun anggaran, manajer melakukan program atau bagian dari program yang menjadi tanggungjawabnya. Laporan yang dibuat hendaknya menunjukkan dapat menyediakan informasi tentang anggaran dan realisasinya baik itu informasi untuk mengukur kinerja keuangan maupun non-keuangan, informasi internal maupun eksternal.

· EVALUASI KINERJA

Prestasi kerja bisa dilihat dari efisien atau efektif tidaknya suatu pusat pertanggungjawaban menjalankan tugasnya. Evaluasi dilakukan dengan membandingkan antara realisasi anggaran dengan anggaran yang telah ditetapkan sebelumnya.